Решить за сотрудников, что компания будет вести только электронные трудовые книжки, нельзя. Сохранять ли бумажную трудовую книжку, каждый работник решает сам. Работодатель может лишь рассказать сотрудникам о преимуществах нового формата и о том, что в нововведениях нет ничего страшного. Тянуть с разъяснительной работой не стоит.
Этапы для перехода на электронные трудовые книжки:
1. Определение ответственных лиц, которые будут вести и передавать сведения для электронной трудовой книжки в ПФР (это может быть любой сотрудник организации, назначенный приказом генерального директора).
2. Создание корпоративного адреса электронной почты, на который работники смогут прислать заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности или выразить свое желание продолжить вести трудовую книжку в бумажном варианте.
3. Внесение изменений во внутренние локальные акты, в которых определяется порядок работы с трудовыми книжками. Обязательно ознакомьте всех работников с внесенными изменениями!
4. Выдача работникам уведомлений, что теперь они могут продолжать вести бумажную трудовую книжки или перейти на электронную (для этого нужно всем работниками выдать письменное уведомление, причем делать их нужно в двух экземплярах: один отдаете работнику, а второй с отметкой о получении храните у себя). Свой выбор работники должны сделать до 30 июня 2020 года;
5. Получение от всех работников письменных заявлений о том, что они хотят оставить бумажную трудовую книжку или вести ее только в электронном виде. Если сотрудник до конца 2020 года не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести его бумажную трудовую книжку и одновременно подавать сведения о его трудовой деятельности в электронном виде в ПФР. Работник вправе и после 2020 года в любой момент передумать и подать работодателю письменное заявление о том, что хочет перейти на электронную книжку. Об этом сказано в части 2 статьи 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ);
7. Подготовка технической базы для представления сведений о трудовой деятельности сотрудников по новой форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд;
8. Ежемесячная сдача отчетов по новой форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.
