Блог

Всё то, о чём Вы стеснялись спросить.

За хранение копий документов сотрудников могут наказать

За хранение копий документов сотрудников могут наказать!

Перед тем, как получить персональные данные от работника, необходимо получить от него письменное согласие на получение и обработку персональных данных.

Хранить персональные данные нужно не дольше, чем этого требуют цели обработки. Если достигли цели, уничтожьте информацию и ее носители в 30-дневный срок (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ). И это касается даже анкет, которые содержат персональные данные соискателей, за исключением претендентов на должности госслужбы (п. 5 Разъяснений).

30-дневный срок не действует, когда период хранения персональных данных определяет закон или договор. Например, если сотрудника уволили из компании, уничтожать его персональные данные не нужно. Работодатель обязан хранить архивные документы, в том числе по личному составу, в течение установленных сроков. Так, приказы о приеме и увольнении хранят 75 (50) лет.

Огромный риск представляют личные дела работников, в которых кадровики хранят копии документов, содержащих персональные данные: паспортов, СНИЛС, ИНН, дипломов и т. д. Даже с согласия сотрудника оставлять в отделе кадров такие копии небезопасно. Роскомнадзор может признать, что компания собирает избыточные персональные данные. За это грозит предупреждение или штраф:

  • для должностных лиц — от 5000 до 10 000 рублей;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП).

Суды в спорах поддерживают надзорный орган. Поэтому избавьтесь от копий документов, когда достигнете целей, для которых их получали. Не принимайте решение об уничтожении персональных данных и их носителей единолично. Для этого в компании создают специальную комиссию, о чем издают приказ в произвольной форме. Результаты работы комиссии фиксируют в акте или журнале об уничтожении персональных данных (информация Роскомнадзора от 25.09.2015).

В личных делах сотрудников можно хранить копии приказов, договоров, заявления и другую информацию, касающуюся непосредственно работы сотрудника.

Всегда Ваш, Эксперт365.

 

 

Разработка сайта:

Мы в Instagram

Контакты

Адрес: 105187, г. Москва, Измайловское шоссе, д.71, к.4Г-Д, оф.39

Телефон: +7 (495) 115-03-65

E-mail: support@ekspert365.ru



© 2018 ООО "Эксперт365" Все права защищены.

Информация содержащаяся на сайте ekspert365.ru, носит информационный характер и не является публичной офертой, определяемой положениями ст.437 ГК РФ.

Администраторы, авторы и соавторы размещающие материалы на сайте ekspert365.ru, не гарантируют актуальность, точность и полноту предоставленных документов и консультаций. Размещённые на сайте нормативно-правовые акты и документы, не являются официальными редакциями, при решении юридических вопросов необходимо обращаться к источникам, официально публикующим документы и изменения в них.

Наш сайт собирает о Вас информацию, которая необходима для работы сайта. Пользуясь сайтом, Вы соглашаетесь с согласием на обработку персональных данных.

Согласие на обработку персональных данных.